Importer des contacts depuis un fichier CSV / Excel

vCita permet d’importer des clients depuis les Contacts Google ou depuis tout fichier en format CSV / Excel. Utiliser un fichier CSV / Excel pour l’importation vous offre la possibilité d’importer des données pour personnaliser les champs du fichier client  afin de collecter des informations spécifiques qui répondent aux besoins de votre activité. De plus, le statut du client, le fuseau horaire, les tags et le texte complémentaire peuvent être importés directement dans les espaces correspondant au sein du fichier client. 

IMPORTANT : Pour plus de précisions et d’informations essentielles sur la manière de préparer correctement votre fichier pour réussir votre importation, consultez comment Créer un fichier CSV / Excel personnalisé.

Remarque : L’importation depuis CSV / Excel n’est pas prise en charge sur l’internet mobile. 

1. Pour importer des clients depuis un fichier CSV ou Excel :

   En haut de la page Clients, cliquez sur Importer.
   
   
   
   La fenêtre Importer des clients s’ouvre.
   
   
2. Cliquez sur Feuille de calcul.  
   Vous serez invité à sélectionner le fichier d’importation. 
   
   
3. Sélectionnez et déplacez le fichier souhaité dans la zone indiquée. Sinon cliquez sur Télécharger. Ensuite, depuis la fenêtre de dialogue, parcourez vos fichiers pour trouver le fichier à importer, sélectionnez-le puis cliquez sur Ouvrir.
   
   
   Une fois le fichier choisi, la page Associer les champs s’ouvre. Les en-têtes de colonne du fichier d’importation sont listés sur le côté gauche de la liste. Les intitulés de champs issus du paramétrage des fichiers clients sont listés sur la droite.
   
   
4. Associez les en-têtes de colonne avec les paramètres de fichier client en ouvrant les listes situées à droite et en sélectionnant l’intitulé adéquat d’association :
   * Pour associer un champ, sélectionnez l’intitulé du champ tel qu’il apparaît dans les paramètres du fichier client. Par exemple : 
   
   
   * Pour renseigner les zones relatives aux fuseaux horaires, aux tags ou au texte complémentaire, sélectionnez l’option correspondante dans la liste.
   * Si vous ne souhaitez pas importer des données d’un en-tête de colonne, sélectionnez Ignorer (ou laissez l’option Veuillez sélectionner telle qu’elle est). 
5. Lorsque vous aurez terminé l’association, cliquez sur Suivant. 
   Le nombre total de contacts trouvé sera affiché en haut de la page.
   
   
6. Les contacts apparaissant déjà sur votre liste de clients ne seront PAS importés, par défaut. Si vous souhaitez importer des contacts existants, sélectionnez le bouton Remplacer.  (Si vous choisissez cette option, les données actuelles du fichier client seront remplacées.)
7. REMARQUE :  Les contacts existants sont identifiés par leur adresse mail. 
8. Cliquez sur Importer tous les contacts.
   L’importation commence. Vous pouvez continuer à travailler sur d’autres tâches pendant la durée de l’importation.
   
   
9. Lorsque l’importation sera terminée, vous recevrez un résumé de l'importation par mail.
   
   
10. Actualisez la page Clients pour voir les contacts qui ont été importés.

Importer les fuseaux horaires, tags et texte complémentaire

• Lorsque ces types de données font partie de votre fichier d’importation, ils sont importés directement vers les sections suivantes du fichier client : 

  Fuseau horaire : Si votre agenda est configuré pour prendre en charge plusieurs fuseaux horaires, ce champ apparaît dans la partie réservée aux informations complémentaires de l’onglet Info.
  
  
  
  

IMPORTANT : Pour que votre importation soit réussie, vous devrez insérer les fuseaux horaires dans le fichier d’importation sous un certain format. Téléchargez la pièce jointe à la fin de cet article pour visualiser le format adapté. 

• Statut : Les statuts client pris en charge sont : Prospect, Client et VIP.
• Tags: Ce sont des intitulés de champ permettant d’organiser et de diviser la liste de vos clients en groupes.
• Remarques : Il s’agit d’informations additionnelles ou précisions importantes sur un client.
  Le statut client, les tags et le texte complémentaire apparaissent dans l’onglet Principal du fichier client.
  
  

Créer un fichier CSV / Excel personnalisé

Pour réussir votre importation, votre fichier Excel / CSV doit être conçu avec une structure et une syntaxe particulières. Dans les paragraphes suivants, nous vous expliquons comment configurer votre fichier correctement :

• Directives pour la structure et la syntaxe
• Importer des données vers des champs personnalisés
• Travailler avec des caractères spéciaux

Pour réussir votre importation, votre fichier doit avoir des cellules d’en-tête de colonne sur la première ligne qui définissent les champs inférieurs de votre fichier. L’image ci-dessous est une exemple de configuration correcte des champs (la colonne F correspond à des champs personnalisés)

Le tableau suivant fournit des précisions sur la manière de préparer correctement les données pour que l’importation se déroule de manière fluide. 

Field Type	Notes
Prénom	Ce paramètre est obligatoire.  Assurez-vous d’avoir une colonne pour le prénom et que les cellules soient entièrement renseignées. Si ces cellules ne sont pas renseignées, l’importation échouera.
Fuseau horaire	Les fuseaux horaires doivent être renseignés sous un format particulier. Téléchargez la pièce jointe à la fin de cet article pour visualiser le format adapté.
Statut	Les statuts client pris en charge sont : Prospect, Client et VIP. Pour conférer un statut de Client ou de VIP, tapez Client ou VIP dans les cellules correspondantes. Si vous devez laisser les cellules de statut vides, les clients importés se verront automatiquement attribuer un statut de Prospect.
Tags	Si plusieurs tags sont insérés, ils devront être séparés par |, comme ceci : tag1|tag2|tag3 Pour importer des contacts existants : Si vous souhaitez conserver les tags précédents mais aussi en ajouter de nouveaux, assurez-vous d’intégrer tous les tags (les anciens et les nouveaux) dans le fichier d’importation.
Les champs personnalisés	Pour plus de précisions, consultez le paragraphe dédié à l’importation de données vers des champs personnalisés (ci-dessous).

IMPORTANT : Si votre fichier d’importation contient des lettres ou caractères spéciaux, veuillez consulter Travailler avec des caractères spéciaux. 

Importer des données vers des champs personnalisés

vCita prend en charge l’importation de données pour les types de champs personnalisés suivants :

• Champ de texte
• Case à cocher
• Opt-in offres spéciales et promos

Pour réussir votre importation de données, vous aurez préalablement besoin de créer des champs personnalisés correspondants dans votre fichier client. Pendant l’importation, ces champs seront alors automatiquement renseignés avec les données de votre fichier d’importation. Pour obtenir des précisions sur la personnalisation de votre fichier client, consultez Comment ajouter des champs personnalisés.

IMPORTANT : Si les champs personnalisés n’existent pas dans le paramétrage du fichier client, les données renseignées dans les colonnes personnalisées de votre fichier d’importation ne seront pas importées.

Dans les paragraphes suivants, nous vous indiquons comment préparer correctement les champs personnalisés de votre fichier d’importation.  

Préparer des données pour l’importation vers des champs de texte personnalisé

Les champs de texte personnalisé sont très utile et flexible, puisqu’ils permettent de recueillir un grande variété de données relatives à vos clients. Avant de commencer à préparer votre fichier d’importation, assurez-vous d’avoir bien ajouté les champs personnalisés dans le paramétrage de votre fichier client. Par exemple :

Cet exemple vous montre comment les champs personnalisés et les données apparaissent dans votre fichier d’importation. 

Après importation, le fichier client pour Michelle Glass apparaîtra ainsi :

Préparer des données pour l’importation vers des cases à cocher personnalisées

vCita permet d’importer des données vers des champs de Case à cocher basiques et des champs de case à cocher concernant le fait d’avoir consenti à recevoir des messages promotionnels. Avant de commencer à préparer votre fichier d’importation, assurez-vous d’avoir bien ajouté les champs de case à cocher personnalisés dans le paramétrage de votre fichier client. (Pour obtenir des précisions, consultez Comment ajouter des champs personnalisés.)

Pour que votre importation soit réussie, indiquez que les données sont True ou False. Vous pouvez aussi choisir d’indiquer 1 (pour True) ou 0 (pour False). Par exemple : 

Après importation, le fichier client pour Michelle Glass apparaîtra alors comme ceci :

Travailler avec des caractères spéciaux

Si votre liste de clients comprend des caractères spéciaux, il est recommandé d’utiliser Excel pour créer votre fichier d’importation. Si vous ne disposez pas d’Excel, vous devrez enregistrer votre fichier CSV sous l’encodage UTF-8. Autrement, les données ne seront pas importées correctement. 

Pour enregistrer un fichier CSV sous l’encodage UTF-8

1. Depuis Explorer, faites un clic-droit sur votre fichier CSV et ouvrez le avec Notepad ou un autre éditeur de texte simple
   
   
2. Depuis le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous.
3. En bas de la boîte de dialogue Enregistrer sous, ouvrez la liste d’Encodage et sélectionnez UTF-8. 
   Puis, cliquez sur Sauvegarder
   
   

 

Associé à

• client

• Client CSV Import Template.xlsx30 ko