Activer et personnaliser la prise de RDV en ligne

Cet article vous présente toutes les informations nécessaires pour proposer la prise de rdv ligne à vos clients et pour l’adapter et la personnaliser en fonction de vos besoins à tout moment.

Activer la prise de RDV en ligne

Rendez la prise de RDV en ligne accessible à vos clients en une seule étape :

Rendez-vous dans Paramètres > Options de prise de RDV en ligne et assurez-vous de bien cocher J'offre la prise en ligne de RDV (voir ci-dessous).

Configurer vos options de prise de RDV en ligne

Lorsque vous utilisez la prise de rdv en ligne, les clients peuvent prendre rdv directement avec vous depuis votre site web, votre portail client, par mail ou via vos pages sur les réseaux sociaux. Découvrez ici comment configurer les paramètres de prise de rdv en ligne, notamment les options de prise de rdv, les politiques en matière de réservation, le texte affiché sur la page de prise de rdv et bien plus encore.

Pour commencer, ouvrez le menu des Paramètres puis cliquez sur Options de prise de RDV en ligne.

Sélectionner les options et les restrictions de prise de RDV

Ces paramètres vous permettent de conserver un agenda organisé en proposant des options évitant les réservations de dernière minute et en vous accordant un contrôle sur la manière d’accepter les rdv.

• Prise de rdv en ligne: Pour permettre aux clients de réussir à prendre des rdv en ligne, assurez-vous que cette case soit cochée.
• Accepter les rdv: Si vous sélectionnez une des options manuelles, il vous faudra accepter manuellement le rdv dans l’agenda de votre compte. Une fois accepté, un mail de confirmation sera envoyé au client.
  Si vous optez pour l’option automatique, les rdv pris en ligne sur un créneau disponible seront enregistrés dans votre agenda et confirmés automatiquement.
• Délais de notification: Cela vous permet de configurer une durée qui doit s’écouler entre le jour de la prise de rdv et le jour du rdv. Cette durée s’étend de 15 minutes à 6 semaines.
• Limiter la prise de RDV à l'avance : Cela vous permet de contrôler combien de temps à l’avance vos clients peuvent prendre rdv. Cette avance peut-être d’un jour et s’étendre jusqu’à un an. Lorsque l’option Non configuré est sélectionnée, il n’y aura aucune limite à l’avance que vos clients pourraient prendre pour réserver un rdv.

Configurer les politiques en matière de réservation

Ces options vous permettent de configurer des règles et des politiques de déplacement de rdv et d’annulation de rdv.

• Annulations et déplacements : Cela vous permet de fixer une durée devant s’écouler entre l’annulation ou le déplacement d’un rdv et le jour du rdv initial. Cette durée s’étend de Sans limite (pas de limite) à 4 semaines.
  Lorsque la durée limite est atteinte, les clients ne peuvent plus déplacer ou annuler le rdv en ligne.
• Conditions générales de prise de RDV : Rédigez ici la politique de réservation pour les annulations, déplacements de rdv, retards, etc. Vous pouvez également utilisez cet espace pour y insérer des instructions, des modalités ou d’autres remarques à destination de vos clients.

• Conditions générales d’utilisation: Si vous souhaitez que vos clients acceptent vos conditions générales d’utilisation avant de prendre rdv, cochez cette case. Vous serez invité(e) à insérer l’URL de la page de vos conditions générales d’utilisation.

Sélectionner les options d’affichage

Ces paramètres vous permettent de personnaliser la manière dont s’affiche votre Menu des Prestations pour vos clients lorsqu’ils prennent rdv en ligne. L’ensemble des modifications que vous effectuez sont automatiquement sauvegardées.

• Affichage des catégories: Choisissez de développer automatiquement les catégories du Menu des Prestations (pour que vos clients puissent consulter l’ensemble de vos prestations immédiatement) ou bien de permettre à vos clients de les développer manuellement. Consulter l’image ci-dessous pour un aperçu.
• Afficher ou promouvoir les forfaits: Si vous avez créé des forfaits et que vous les avez rendus disponibles à l’achat en ligne, vous pouvez utiliser ces options pour décider de la manière dont vous souhaitez assurer la promotion de vos forfaits sur l’outil de prise de rdv en ligne. Vous pouvez cacher les forfaits ou utiliser un lien ou une bannière pour les promouvoir.
• Demande de prise de rdv: Choisissez si vos clients doivent d’abord sélectionner une prestation puis un membre du personnel ou bien l’inverse. (Cette option n’est pas pertinente si vous êtes le seul membre du personnel à fournir cette prestation).
• Ajouter un titre au menu des prestations: Tapez une ligne de texte à afficher au-dessus de votre Menu des Prestations. Consulter l’image ci-dessous pour un aperçu.