Configurer les factures et devis

Suivez ces étapes pour ajouter les informations de base que vous souhaitez faire figurer sur tous vos devis et toutes vos factures :

Étape 1 : Rendez-vous dansParamètres > Paiements puis cliquez sur l’onglet Factures et Devis.

Étape 2 : Renseignez les Adresse de facturation et Info de l'entreprise , précisez la Date d’exigibilité des paiements pour vos facture puis insérez les Conditions générales que vous souhaitez que vos clients voient lors de la réception de vos devis et factures.

Consultez l’image ci-dessous pour avoir un aperçu de la configuration des infos de l’entreprise et des conditions générales d’utilisation :

Créer de nouvelles factures et de nouveaux devis

Vous pouvez facilement créer un nouveau devis ou une nouvelle facture lorsque le bouton Nouveau s’affiche sur la plateforme.

Cliquez simplement sur Nouveau où que vous soyez sur la plateforme puis sélectionnez soit Devis ou Facture. Par exemple depuis la page de votre Boîte de réception, des Paiements ou directement depuis un Fichier client.

Avant de sauvegarder ou d’envoyer votre facture ou votre devis, suivez les instructions du paragraphe suivant pour personnaliser chacun de vos devis et factures.

Personnaliser les factures et devis

Après avoir cliqué sur Nouveau > Facture ou Nouveau > Devis depuis là où vous vous trouvez sur le système, vous pourrez personnaliser votre devis ou votre facture comme bon vous semble.

Voici ce que vous devez savoir sur les champs des devis et des factures :

Le champ adresse professionnelle et info de l'entreprise: peut être renseigné manuellement ou rempli depuis l’onglet des paramètres de vos Factures et devis si vous y avez précédemment défini ces informations. Pour plus de détails, consultez le paragraphe précédent intitulé Configurer les factures et devis.
Intitulé : Le titre qui apparaît en haut de la page. L’intitulé par défaut pour la facture est « Facture » et l’intitulé par défaut pour le devis est « Devis ».

Devise : La devise par défaut du compte sera ici adoptée.

• Le champ adresse professionnelle et info de l'entreprise: peut être renseigné manuellement ou rempli depuis  l’onglet des paramètres de vos Factures et devis si vous y avez précédemment défini ces informations. Pour plus de détails, consultez le paragraphe précédent intitulé Configurer les factures et devis .
• Intitulé : Le titre qui apparaît en haut de la page. L’intitulé par défaut pour la facture est « Facture » et l’intitulé par défaut pour le devis est « Devis ».
  
• Devise : La devise par défaut du compte sera ici adoptée.

• Numéro de Facture/Devis : Les numéros de Facture/Devis sont actualisés automatiquement et vous n’avez même pas besoin d’y prêter attention ! Le numéro 0000001 sera automatiquement assigné à la première facture, 0000002 pour la deuxième et ainsi de suite.

• Date d’émission / date d’exigibilité : La date d’émission est généralement la date à laquelle vous avez créé la facture mais vous pouvez la rétrodater si vous le souhaitez. Indiquez également la date d’exigibilité de la facture.
• Liste d’articles : La liste d’articles d’un devis/d’une facture permet de lister toutes les prestations et tous les produits que votre client doit payer. Vous pouvez également y inclure les réductions et les taxes.

Ajouter des articles

Il est possible que vous souhaitiez émettre un devis ou une facture pour plus d’une prestation ou plus d’un article. Suivez ces étapes pour ajouter des articles à votre facture ou votre devis :

Étape 1 : Déroulez jusqu’à la partie des articles sur votre facture ou devis.

Étape 2 : Cliquez sur Veuillez sélectionner un article pour voir et sélectionner votre article à partir de la liste.

Vous remarquerez que la liste est préremplie avec le menu des prestations que vous proposez et leur tarif.

Remarque : Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez dans la liste cliquez simplement sur Personnaliser… pour ajouter un nouvel article directement.

Découvrez comment créer un article personnalisédans le paragraphe suivant.

Étape 3 : Insérez la quantité de produits ou de prestations puis cliquez sur Ajouter pour ajouter l’article à votre liste.

Créer des articles personnalisés

Suivez ces étapes pour créer un nouvel article personnalisé qui ne figure pas dans votre liste de prestations ou d’articles.

Étape 1 : Cliquez sur Personnaliser... à partir du menu déroulant des articles.

Étape 2 : Dans la boîte Nouvel article qui apparaît, nommez l’article personnalisés et attribuez-lui un tarif.

Étape 3 : Renseignez les informations suivantes :

• La quantité d’articles personnalisés à ajouter à la liste
• Les réductions, si applicables
• Jusqu’à trois taxes (les taxes sont réservées à un usage ultérieur)

Modifier les articles

Vous avez ajouté un article par erreur ? Vous avez besoin d’appliquer une réduction de 15% ? Cliquez simplement sur l’icône à côté de l’article dans la rangée de l’article concerné puis sélectionnez soit Modifier soit Supprimer.

Utilisez le champ Remarque à l’attention du client si vous souhaitez ajouter un message personnalisé à votre facture, tel qu’indiqué ici :

Vérifiez et modifiez vos Conditions générales .

Cochez Permettre au client de payer en ligne si vous souhaitez que client bénéficient de l’option de payer en ligne.

Cochez Permettez à vos clients de vous régler partiellement si vous souhaitez que vos clients puissent vous payer en plusieurs fois.

Enregistrer ou envoyer vos devis et factures

Une fois satisfait(e) de l’apparence de votre devis/facture, vous pouvez soit sauvegarder la facture en tant que Brouillon, soit l’ Envoyer à votre client et à des destinataires supplémentaires si besoin.

Voici comment les factures et devis apparaîtront pour vos clients.

Mettre à jour les devis et factures après envoi

Si vous vous apercevez d’une erreur ou que vous souhaitez faire une modification, il est possible de modifier la facture ou le devis même après l’avoir envoyé et d’envoyer une version actualisée.

Pour mettre à jour une facture existante, rendez-vous dans Paiements > Facturation, utilisez le filtre du côté droit pour sélectionner votre facture puis sélectionnez Modifier à partir des actions de suivi.

Pour mettre à jour un devis existant, rendez-vous dans Paiements > Devis, utilisez le filtre du côté droit pour sélectionner votre devis puis sélectionnez Modifier à partir des actions de suivi.