Cet article vous explique comment configurer des messages de confirmation automatiques, des rappels de rdv et des messages de suivi post-rdv pour garantir une organisation optimale de votre activité pour vous et vos clients !
Important : Les paramètres décrits dans cet article influent sur la configuration par défaut des notifications et des formulaires de prise de rdv pour l’ensemble de vos prestations. Vous pouvez configurer des paramètres spécifiques pour une prestation particulière depuis vos Paramètres de prestation.
Notifications de prise de rdv
Pour commencer, ouvrez le menu des Paramètres puis cliquez sur Messages automatiques envoyés à vos clients. En haut de la page qui s’ouvre, assurez-vous que l’onglet Prise de RDV soit sélectionné.
Messages de confirmation de rdv
Sous Réponse automatique à la prise de rdv (exemple ci-dessus), vous pouvez taper un message personnalisé qui sera ajouté au contenu du mail de confirmation que les clients recevront lorsqu’ils prendront rdv avec vous en ligne. Vous pouvez utiliser les outils d’édition mis à votre disposition pour insister sur un point particulier, mais aussi ajouter de la couleur, des liens, etc.
Si vous souhaitez que vos clients reçoivent les messages de confirmation à la fois par mail et SMS, cochez la case sous Confirmation de réservation.
Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le contenu du message en actualisant le texte situé à l’intérieur de la case grise.
Cliquez sur Sauvegarder en haut de la page lorsque vous aurez terminé vos modifications.
Les rappels de rdv
Par défaut, les clients recevront un mail de rappel environ 15 minutes avant le rdv. Les paramètres de rappelvous permettent de modifier cette durée et de sélectionner le nombre de rappels que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez envoyer jusqu’à 2 rappels.
Pour modifier cette durée, cliquez sur la liste et sélectionnez l’option que vous préférez. Si vous ne souhaitez pas envoyer de rappel, cliquez sur Désactiver.
Si vous souhaitez envoyer des rappels à vos clients à la fois par mail et SMS, cochez la case Envoyer par SMS.
Vous pouvez modifier le contenu du message en actualisant le texte situé dans la case grise.
Options de suivi post-rdv
Les options de suivi vous permettent de choisir la manière dont vous préférez interagir avec vos clients suite à un rdv récent. Sélectionnez une option depuis la liste dédiée au Suivi.
Options de SMS additionnels
Si vous souhaitez envoyer des confirmations et/ou des rappels par SMS, consultez ces options pour configurer les différentes possibilités SMS qui s’offrent à vous.
Configurer un nom d’expéditeur
Si votre entreprise est située en dehors des Etats-Unis, du Canada ou de la France, vous pouvez configurer un nom d’expéditeur afin qu’il soit affiché sur l’écran des destinataires de vos SMS. Ceci est une bonne option lorsque vous souhaitez que vos clients soient en mesure de reconnaître votre entreprise comme étant l’expéditeur du SMS plutôt que de ne voir s’afficher qu’un numéro de téléphone inconnu.
Important : Le nom choisi ne sera pas affiché pour les clients situés dans un des pays listés ci-dessus. L’affichage du nom de l'expéditeur est soumis à la règlementation du fournisseur de service local.
Étape 1 : Rendez-vous dans le menu des Paramètres, cliquez sur Info de l’entreprise puis cochez la case sous Nom d’expéditeur.
Étape 2 : Tapez le nom d’expéditeur que vous souhaitez afficher pour vos clients et enregistrez vos modifications.
Modifier le numéro destiné à la notification du client
Sur le Fichier client, vous pouvez avoir plusieurs champs de numéro de téléphone : portable, fixe, etc.
Si vous disposez de plusieurs numéros enregistrés, assurez-vous que le numéro que vous avez pour les notifications par SMS soit renseigné et/ou à jour.
Pour modifier le numéro utilisé pour les notifications du client, ouvrez le menu Clients, cliquez sur le client concerné puis sélectionnez l’onglet Info.
Sous la case Informations supplémentaires, le champ est modifiable et vous pouvez sélectionner un numéro différent depuis vos options.
Vos modifications seront enregistrées automatiquement.
Obtenez le paiement lors de la prise de RDV
Découvrez comment ajouter un tarif à votre prestation et comment vous assurez que vos clients soient obligés de payer en amont de la prestation lors de la prise de rdv.
Étape 1 : Allez dans l’onglet Paramètres de votre menu principal puis cliquez sur Mes Prestations.
Étape 2 : Cliquez sur votre prestation.
Étape 3 : Déroulez jusqu’au Tarif puis cliquez sur le menu déroulant des Options d'affichage des honoraires. Sélectionnez Payant - Paiement obligatoire à la prise du RDV
Étape 4 : Insérez le tarif souhaité puis cliquez sur Terminé
Personnaliser votre formulaire de prise de rdv pour une prestation particulière
Vous pouvez personnaliser le formulaire client pour chaque prestation.
Étape 1 : Depuis le menu des Paramètres, sélectionnez Mes Prestations. Déroulez jusqu’à la prestation concernée puis cliquez dessus pour ouvrir la page Modifier la prestation.
Étape 2 : Sur cette page à droite, cliquez sur Formulaire client de prise de RDV. Ensuite, cliquez sur Ajouter / Modifier > Ajouter un champ.
Étape 3 : Vous serez guidé(e) afin de définir les paramètres avancés du champ que vous venez d’ajouter. Une fois que vous aurez fini de compléter l’ensemble des informations nécessaires, cliquez sur Enregistrer.
Désormais, lorsqu’un client prendra rdv pour cette prestation, le nouveau champ apparaitra aux côtés du précédent, tel que cela est présenté ici :