Cet article vous explique comment programmer des rdv individuels et des rdv collectifs directement depuis votre Agenda.

Après avoir créé un rdv particulier ou un rdv collectif, découvrez comment simplifier votre activité en envoyant des liens et des offres promo pour partager et assurer la promotion de vos rdv individuels et collectifs.

Pour profiter au maximum des fonctionnalités de votre agenda, découvrez également commentbloquer certaines périodes sur votre agenda (c’est-à-dire les marquer comme étant indisponibles). Cette fonctionnalité intuitive vous permet de bloquer facilement des créneaux horaires pendant lesquels vous ne serez pas en mesure d’accepter les prises de rdv de la part de vos clients.

Aperçu des rdv individuels et collectifs

Les rdv individuels correspondent à  des rdv où seuls vous et le client êtes présents. Les rdv collectifs correspondent à  des événements que vous animez où plusieurs de vos clients sont présents, comme par exemple un cours, un atelier ou un webinaire.

Vous pouvez gérer la participation des clients pour les rdv individuels et les rdv collectifs. Voici comment procéder :

• Pour les rdv individuels, vous pouvez choisir de solliciter la confirmation du client (en cochant Demander la confirmation du client), ou en finalisant le rdv vous-même directement.
• Pour les rdv collectifs, vous pouvez enregistrer vos clients par vous-même ou inviter vos clients à s’inscrire par le biais de votre service de réservation ou en leur envoyant un lien direct.

Vous pouvez ajouter un nouveau RDV individuel ou bien collectif à votre agenda de deux manières :

1. Depuis votre Menu des prestations : Créez un rdv individuel / rdv collectif avec l’une de vos prestations existantes.

• Ceci générera automatiquement les détails de votre rdv avec tous vos paramètres habituels pour cette prestation comme par exemple la durée, le lieu, le tarif, le membre du personnel, etc.

2. En créant un rdv individuel / rdv collectif personnalisé : Créez un rdv individuel / rdv collectif personnalisé sur le champ sans passer par votre menu des prestations.

• Ceci vous permettra de nommer votre rdv individuel / rdv collectif de manière personnalisée et de renseigner tous les détails qui y sont associés manuellement.

Planifier une prise de RDV avec un client

Pour créer un nouveau rdv individuel depuis votre calendrier et envoyer une confirmation ou une invitation à votre client, suivez ces étapes :

Étape 1 : Depuis votre agenda, cliquez sur Planifier puis sélectionnez rdv. Ou cliquez-droit sur un créneau particulier puis sélectionnez rdv.

Étape 2 : Sélectionnez le client depuis la liste qui s’ouvre.

Étape 3 :  En haut de la boîte de dialogue Nouveau RDV sélectionnez une prestation de votre menu des prestations ou créez un rdv personnalisé.

Étape 4 :  En fonction du choix effectué au cours de l’étape 3 entre la sélection d’une prestation ou la création d’un rdv personnalisé , modifiez ou compléter les détails de votre rdv, tels que le lieu, la durée, le personnel, le tarif, etc.

Étape 5 : Personnalisez les paramètres additionnels du rdv pour une expérience personnalisée et enrichie :

• Séances répétées : Si vous souhaitez planifier une série de rdv avec le client, cliquez sur la case Séances répétées.

Dans l’exemple ci-dessous, quatre rdv au total sont planifiés, une semaine sur deux :

• Message au client : Utilisez cette zone lorsque vous souhaitez ajouter un message personnel au client que vous allez rencontrer.
  
• Demander la confirmation du client : Cochez cette case si vous avez besoin de la confirmation de votre client pour finaliser le rdv.
  
• Détails et Notifications : Ces paramètres incluent les rappels par mail et SMS et le suivi post-rdv que votre client recevra pour ce rdv.

Pour modifier ces paramètres pour ce rdv en particulier, cliquez sur Modifier.

Étape 5 : En bas de la boîte de dialogue Nouveau RDV , cliquez sur Envoyer.

Voici ce qu’il se passe lorsque vous cliquez sur Envoyer:

1. Le rdv est enregistré dans votre agenda.

2. Vous et vos clients recevez une confirmation de prise de RDV contenant tous les détails du rdv.

Notre Conseil : Gagnez du temps en copiant un rdv ! Cliquez sur un rdv puis sélectionnez l’icône ⋮ > Dupliquer. Un rdv copié aura les mêmes paramètres (notamment le client sélectionné), vous pourrez ensuite modifier la date et l’horaire du rdv.

Planifier un rdv collectif

Pour créer un nouveau rdv collectif depuis votre agenda et l’ouvrir à la réservation en ligne ou y enregistrer vous-même vos clients, suivez ces étapes :

Étape 1 : Depuis votre agenda, cliquez sur Planifier/strong> puis sélectionnez rdv collectif. Ou cliquez-droit sur un créneau particulier puis sélectionnez rdv collectif.

Étape 2 : En haut de la boîte de dialogue Nouveau RDV sélectionnez une prestation de votre menu des prestations ou créez un rdv collectifpersonnalisé.

Étape 3 :  En fonction du choix effectué au cours de l’étape 2 entre la sélection d’une prestation ou la création d’un rdv personnalisé , modifiez ou compléter les détails de votre rdv collectif, tels que le lieu, la durée, le personnel, le tarif, etc.

Étape 4 :: Personnalisez les paramètres additionnels du rdv pour une expérience personnalisée et enrichie :

• Séances répétées : Si vous souhaitez planifier une série de rdv collectifs, cliquez sur la case Séances répétées.
  Dans l’exemple ci-dessous, 10 rdv collectifs hebdomadaires sont planifiés.
  
  
  Remarque : Lorsque vous envoyez une invitation à vos clients pour un rdv collectif à répétition, ils sont automatiquement inscrits à chaque séance de rdv collectif. Cependant, lorsque les clients s’inscrivent eux-mêmes à un rdv collectif, ils devront s’inscrire à chacune des séances manuellement.
  
• Rdv collectif sur invitation uniquement : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas que le rdv collectif soit accessible à tous via votre service de réservation en ligne. Si vous sélectionnez sur invitation uniquement, seuls les clients qui ont reçu un lien direct de votre part pourront s’inscrire au rdv collectif.
  
• Notifications : Ces paramètres incluent les rappels par mail et SMS de rdv collectifs et de suivi que vos clients recevront pour ce rdv collectif.
  Pour modifier les paramètres de ce rdv collectif particulier, cliquez sur Modifier.

Étape 5 : En bas de la boîte de dialogue Nouveau rdv collectif/strong>, cliquez sur Créer.

Voici ce qu’il se passe lorsque vous cliquez sur Créer:

1. Votre rdv collectif est enregistré sur votre agenda et vous recevez une confirmation par mail.

2. Si vous avez activé la réservation en ligne, les clients peuvent dès à présent s’inscrire à votre rdv collectif en ligne !

3. Vous pouvez commencer par inscrire vos clients au rdv collectif vous-même.

4. Vous pouvez envoyer un lien direct aux clients pour qu’ils s’inscrivent à votre rdv collectif.
Pour en savoir plus, consultez le paragraphe ci-après : Mettre en avant la prise de RDV.

Rendre certains créneaux indisponibles

Vous pouvez marquer n’importe quel créneau comme étantIndisponible, même s’il se trouve pendant vos horaires d’ouverture.

Il est possible que vous ayez besoin de faire ceci en coup de vent, lorsque vous êtes en vacances, en cas d’imprévu ou tout simplement pour vous assurer que personne ne prenne de rdv avec vous à ce moment là.

Vous pouvez cliquer n’importe où sur votre agenda ou directement sur le créneau en question puis sélectionnez Marquer indisponible.

Ceci vous assurera de ne pas recevoir de demande de rdv à ce moment là.

Assurez la promotion de la prise de RDV via liens directs et messages promotionnels

Vous pouvez promouvoir la prise de RDV de deux manières :

• Vous pouvez envoyer des liens de réservations directs à vos clients par mail
• Vous pouvez envoyer un message promotionnel par mail / SMS au design professionnel à vos clients.

1. Assurer la promotion de la prise de rdv par lien direct

Lorsque vous créez une nouvelle prestation sur laquelle vous souhaitez communiquer ou bien lorsque vous chercher à intensifier la prise de rdv d’une prestation existante sur une période donnée, envoyer un lien de réservation direct à vos clients est un excellent moyen d’y parvenir.

Puisqu’il vous est possible d’envoyer un lien de réservation à autant de clients que vous souhaitez et notamment à des listes entières de clients (en utilisant les Tags), les liens sont très efficaces pour multiplier les réservations et rapidement atteindre une multitude de clients.

Vous pouvez envoyer des liens directs pour les rdv individuels et les rdv collectifs.

Pour envoyer un lien de réservation pour l’une de vos prestations et permettre à vos clients de prendre rdv ou de s’inscrire à un rdv collectif, il suffit d’aller sur Agenda > Planifier puis de sélectionner Inviter à prendre rdv.
    

2. Assurer la promotion des rdv collectifs

Une fois votre nouveau rdv collectif créé, vous pouvez procéder soit à l’inscription de vos clients vous-même ou bien envoyer à vos clients un lien d’invitation direct leur permettant de s’inscrire eux-mêmes.

Les options de lien d’invitation et d’inscription sont facilement accessibles depuis votre page Rdv collectif. La page Rdv collectif s’ouvre automatiquement après la création d’un rdv collectif et chaque fois que vous cliquez sur votre rdv collectif depuis votre agenda.

Pour assurer la promotion de votre événement auprès de davantage de clients ou de listes de clients en utilisant un message promotionnel incitatif par mail ou par SMS, suivez ces étapes simples :

Étape 1 :  Cliquez sur le bouton Promouvoir ce rdv collectif depuis votre page Rdv collectif.

Étape 2 : Suivez les instructions de la boîte de dialogue Nouveau message promotionnel.

Étape 3 :  Vous verrez alors votre template de messages promotionnels de rdv collectif en mode édition. Ici, vous pourrez modifier le texte, ajouter une image captivante, modifier la couleur du texte, etc.

Étape 4 : Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos modifications.

Étape 5 :  Pour envoyer votre nouveau message promotionnel à vos clients ou pour planifier un envoi à un moment ultérieur, cliquez sur Envoyer puis choisissez un mode d’envoi. Mail / SMS.

Étape 6 :  Choisissez vos destinataires par tags ou bien sélectionnez les clients un à un manuellement.

FAQ :

• Comment puis-je exporter mes données de rdv ?