Cet article vous aidera à configurer des messages et des rappels automatiques afin d’assurer que vos clients ne manquent jamais de rendez-vous ou d’échéance de paiement !

Vous pouvez choisir d’envoyer des rappels automatiques par mail, SMS ou bien les deux.

Il y a quatre types de message client automatique que vous pouvez sélectionner et personnaliser :

• Les confirmations et les rappels de réservation
• Les rappels de paiement
• Les réponses automatiques aux messages
• Les réponses automatiques à la réception de documents

Vous pouvez gérer l’ensemble des messages client automatiques depuis Paramètres > Messages client automatiques:

Messages et rappels de réservation

Depuis l’onglet Réservation (voir ci-dessus), Envoyez des confirmations de réservation, des rappels et des messages de suivi de manière automatique par mail ou SMS.

• Réponse automatique à une demande de réservation : Pour chaque nouveau rdv, le client reçoit un mail. Si vous souhaitez envoyer un SMS également, cochez la case qui se trouve sous confirmation de réservation.

Utilisez la boîte d’édition de texte pour personnaliser votre message de confirmation et ses informations. Ce message apparaîtra sur l’écran de confirmation de la réservation de vos clients après qu’ils aient effectué une réservation avec succès.

• Rappels de rdv : Vous pouvez envoyer jusqu’à deux rappels par rdv.

Choisissez le moment auquel vous souhaitez que votre client reçoive un rappel de paiement, par exemple, trente minutes avant le rdv, en utilisant le menu déroulant.

CochezEnvoyer le message par SMS pour envoyer le rappel par SMS en plus du rappel par mail.

• Options de suivi post-rdv : Le message de suivi sera directement transmis à votre client suite à son rdv.
  Choisissez l’option de suivi qui vous convient le mieux :
  • Suivi automatique : Le message sera envoyé automatiquement à votre client au moment que vous avez défini, après le rdv.
  • Suivi manuel : Un rappel de suivi vous sera envoyé après la fin du rdv. Vous pouvez choisir l’action de suivi qui vous paraît pertinente, comme par exemple, inviter vos clients à prendre rdv pour assurer un suivi.
  • Pas de suivi : Choisissez cette option pour désactiver les messages de suivi..

Après avoir fait votre choix, vous pouvez commencer à rédiger votre message de suivi dans la boîte de texte.

Messages et rappels de paiement

Dans l’onglet des Paiements (ci-dessous), vous pouvez créer des rappels pour vos devis et factures.

Les rappels de paiement aident vos clients à rester au fait de leurs transactions qui concernent votre entreprise et leur rappellent tout paiement en attente afin de faciliter vos opérations de suivi et d’alléger vos tracas !

• Notification par SMS des nouvelles factures : Votre client recevra un mail lorsque vous émettrez une facture.
  Cliquez sur la case à cocher pour envoyer une notification par SMS également.
• Rappels pour les factures impayées : Rappelez aimablement à vos clients de régler les factures en attente de paiement avec un message de rappel. Vous pouvez choisir parmi trois types de rappels :
  • Rappel client automatique: Ce rappel sera envoyé automatiquement à votre client un certain temps après que la facture ait été considérée comme impayée.
  • Rappel personnel automatique : Le rappel vous sera envoyé afin que vous puissiez gérer le suivi par vous-même.
  • Ne pas envoyer de rappel: Choisissez cette option pour désactiver les rappels liés aux paiements de factures.

Utilisez la liste déroulante pour programmer le rappel.

• Notification par SMS des nouveaux devis : Votre client recevra un mail lorsque vous émettrez un devis.
  Cliquez sur la case à cocher pour envoyer une notification par SMS également.
• Rappel pré-expiration du devis : Rappelez aimablement à vos clients que leur devis est sur le point d’expirer.
  Vous pouvez choisir parmi trois types de rappels :
  • Rappel client automatique: Ce rappel sera envoyé automatiquement à votre client un certain temps avant que le devis n’expire.
  • Rappel personnel automatique : Le rappel vous sera envoyé directement et vous pourrez décider des mesures de suivi à prendre avec votre client
  • Ne pas envoyer de rappel : Sélectionnez cette option pour désactiver les notifications liées aux nouveaux devis.

Utilisez la liste déroulante pour programmer le rappel.

Réponses automatiques aux messages et documents

Lorsqu’un client envoie un message à votre entreprise, télécharge un document ou remplit un formulaire de contact, il recevra une réponse automatique de la part de votre entreprise.

Les réponses automatiques permettent de maintenir une communication continue et maitrisée tout en facilitant vos tâches administratives.

Rendez-vous dans l’onglet Messages et documents.

Dans la boîte de texte, insérez un message personnalisé, ajoutez une touche personnelle à votre message de réponse automatique et le tour est joué ! Une fois que vous aurez configuré vos préférences de  Messages client automatiques , cliquez sur Sauvegarder en haut de la page pour enregistrer vos modifications.

FAQ :

• Pourquoi les notifications/mails ne sont-ils pas reçus ou bien reçus en tant que spam ?