Dans cet article, vous découvrirez les différentes fonctionnalités de votre boîte de réception et comment les utiliser pour mieux gérer votre activité client et vos échanges.

La Boîte de réception de votre compte ressemble aux autres systèmes de messagerie que vous connaissez mais contient une fonctionnalité très particulière qui permet d’assurer un suivi avec vos clients ! 

Capacités de la boîte de réception

Votre boîte de réception n’est pas un simple outil de messagerie. Elle vous aide à automatiser et à assurer un suivi des activités clés de votre entreprise !

Voici comment :

• Votre boîte de réception contient tous  les échanges professionnels de votre entreprise, pas uniquement les messages.
  
  Par exemple : Une demande de réservation, une confirmation de réservation, un partage de document de la part d’un client, et plus encore.
• Votre boîte de réception contient non seulement les échanges avec les clients actuels mais aussi ceux de vos prospects et clients potentiels !
  
  Par exemple : Un nouveau prospect contacte votre entreprise en ligne via votre site web ou votre page professionnelle. Vous pouvez consulter leur demande et leurs informations de contact directement dans votre boîte de réception. Vous pouvez leur répondre immédiatement, les enregistrer dans votre système et gagner de nouveaux clients !

Utiliser les dossiers de la boîte de réception

Votre dossier Boîte de réception contient tous vos échanges professionnels liés à la gestion
de vos activités quotidiennes avec vos clients et prospects (voir plus haut).

Au delà de la boîte de réception, il y a trois dossiers importants qui peuvent faciliter la gestion de vos échanges.

1. Nécessite votre attention : Ce dossier répertoriera automatiquement toutes les demandes et tous les messages auxquels vous n’avez pas répondu et sera donc extrêmement utile dans le cadre de vos capacités de gestion de clientèle.

2. Suivi : Ce dossier contient tout ce que vous étiquetez Me rappeler (voir Créer des rappels de suivici-après).

Vous bénéficierez d’un rappel de suivi automatique sur ce type d’élément en fonction des rappels que vous configurez, afin que vous ne passiez pas à coté d’éléments importants dans votre boîte de réception.

3. Sources: Dans ce dossier, vous pourrez voir comment les clients et les nouveaux prospects vous ont contacté pour obtenir des informations importantes sur votre entreprise.   

Gestion des éléments de la boîte de réception : rappels de suivi et délégation d’éléments à l’équipe

Votre boîte de réception dispose d’un menu d’actions en haut de la page qui vous aide à organiser et à gérer vos conversations et les éléments échangés.

Voici deux actions utiles dont vous bénéficiez pour automatiser et organiser les messages et l’activité de vos clients depuis votre boîte de réception :

1. Créer un rappel de suivi

Si vous ne pouvez pas répondre aux messages ou aux demandes de votre client sur le champ mais souhaitez tout de même vous assurer de ne pas oublier de le faire, vous pouvez configurer un rappel de suivi automatique personnel afin de lui répondre ultérieurement.

Voici comment procéder pour créer un rappel de suivi sur un élément de la boîte de réception :

Étape 1 : Cliquez sur l’élément de la boîte de réception dont vous souhaitez assurer le suivi puis cliquez sur Me le rappeler dans… depuis le menu d’actions (cf. ci-après) 
Étape 2 : Choisissez le moment auquel vous souhaitez recevoir le rappel puis  cliquez sur Sauvegarder.

Votre rappel est configuré et le message lui-même a été déplacé vers votre dossier Suivi.

2. Déléguer un élément de la boîte de réception à un membre de l’équipe

Organisez votre boîte de réception et l’activité client de manière minutieuse avec le bouton Déléguer à un membre de l’équipe

Voici comment procéder :

Étape 1 : Cliquez sur l’élément de la boîte de réception dont vous souhaitez assurer le suivi puis cliquez sur Déléguer depuis le menu d’actions (cf. ci-dessus).
Étape 2 : Sélectionnez le membre du personnel auquel vous souhaitez déléguer l’élément puis cliquez sur Envoyer.

L’élément sera transféré afin d’être traité par votre équipe et sera supprimé de votre boîte de réception.

Échanger avec vos clients depuis la boîte de réception

Lorsque vous cliquez sur un élément de la boîte de réception, vous obtenez une page de Conversation: une vue d’ensemble sur le client et les interactions qu’il a eu avec votre entreprise.

Vous pouvez gérer la majeure partie de l’activité de vos clients directement et très simplement depuis la page de Conversation.

Vous pouvez effectuer n’importe laquelle des tâches suivantes :

• Cliquez sur l’un des éléments de la conversation en lien avec une activité particulière telle qu’une réservation ou un paiement et vous serez dirigé(e) vers les actions correspondantes.
• Utilisez la barre de message située en dessous du fil pour écrire directement à vos clients ou pour prendre différentes actions en cliquant sur  l’icône, que vous pouvez voir ici :