Cet article vous explique comment configurer votre agenda afin qu’il soit en parfait accord avec vos horaires d’activité habituels et vos paramètres régionaux tels que le fuseau horaire et le format de l’heure. Vous découvrirez comment modifier vos horaires d’activité habituels en cas de besoin.

Si vous utilisez déjà un agenda différent, vous pouvez le synchroniser avec votre compte en quelques clics afin de toujours garder un œil sur vos rdv et vos réunions depuis un seul et même endroit.

Pourquoi configurer son agenda à l’avance ?

En configurant votre agenda en fonction de vos disponibilités en amont, vous mettez de l’ordre dans vos prestations et vos réservations et évitez d’avoir à tout reprendre à chaque fois.

Si vous définissez vos horaires d’activité à l’avance, vous vous assurez de ne pas avoir de prise de rdv au mauvais moment et de pouvoir organiser vos propres rdv en dehors de vos horaires de travail.

Il peut être utile de synchroniser vos autres agendas, si vous en avez, avec l’agenda de votre compte pour éviter les doubles réservations et garantir un suivi complet de votre planning.

Paramètres de l’Agenda

Depuis votre compte, ouvrez le menu des Paramètres puis cliquez sur Disponibilités et Agenda et renseignez vos horaires d’activité et vos paramètres régionaux.

• Heure locale : Votre agenda sera automatiquement adapté au fuseau horaire de votre client, par défaut. Si vous êtes une entreprise locale proposant des prestations locales, vous pouvez cochez la case pour vous assurer que vos disponibilités soient toujours affichées en heure locale. Si vous proposez des prestations à distance, vous pouvez envisager de laisser la case décochée.
• Commencer la semaine le : Le premier jour affiché par défaut est déterminé en fonction de la convention applicable dans le pays où vous vous trouvez. Par exemple, si vous êtes en Europe ou aux États-Unis, la semaine commencera le lundi. Ceci affecte non seulement votre service de prise de rdv en ligne mais également l’affichage de l’agenda professionnel.

Affichage de l’agenda

• Intervalles de l’agenda L’intervalle par défaut est d’1 heure mais vous pouvez choisir la manière dont s’affiche la période de temps qui sépare chaque créneau sur votre agenda quotidien et votre agenda hebdomadaire.

• Commencer la semaine le : Choisissez le jour par lequel vous souhaitez commencer la semaine sur votre agenda hebdomadaire. Le jour par défaut sera déterminé en fonction de la convention de votre pays.

Dans l’exemple affiché ci-dessous, le format de l’heure est 24 heures, la semaine commence le lundi et l’intervalle choisi pour cet agenda est de 30 minutes.

Lorsque vous aurez terminé de renseigner vos horaires et vos préférences, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Configurer les horaires d’activité habituels

Étape 1 : Depuis le menu principal de votre compte, ouvrez votre page Agenda , cliquez sur Modifier l’Agenda puis sélectionnez Horaires de travail et paramètres de l’Agenda.

Vos horaires d’activité habituels sont affichés sur la page qui s’ouvre sous Disponibilité générale.

Le planning par défaut est Lundi - Vendredi, de 9h à 17h et vous pouvez personnaliser n’importe lequel de ces éléments pour l’harmoniser avec les horaires d’ouverture de votre entreprise.

Étape 2 : Cliquez sur les icônes pour créer un planning en fonction de vos horaires d’activité et d’ouverture.

	Vous permet de modifier les limites du créneau horaire. Par exemple :
	Vous permet d’ajouter un nouveau créneau horaire. Ajustez les heures du nouveau créneau horaire pour l’adapter à votre planning.
	Supprime un créneau horaire.

Étape 3 : Après avoir ajouté ou modifié un créneau horaire, cliquez sur Sauvegarder.

Modifier vos horaires de travail habituels en fonction de vos besoins

Disponibilité - dates particulières vous permet d’ajuster votre agenda en fonction de modifications temporaires ou d’événements ponctuels.

1. En bas de votre planning Disponibilité générale cliquez sur Modifier les dates particulières de disponibilité pour modifier les horaires à des dates spécifiques.
   
2. Pour ajouter un créneau horaire : Cliquez sur la cellule pour laquelle vous souhaitez ajouter plus de temps pour commencer puis faites glisser la souris vers l’heure de fin.
   Vous pouvez également utiliser les outils en bas de la boîte de dialogue pour préciser les heures de début et de fin.
   
   
   
   Une fois terminé, cliquez sur Sauvegarder.

3. Pour supprimer un créneau horaire : Cliquez sur le créneau que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer. Pour valider la suppression, cliquez sur Terminer.

Rendre certains créneaux indisponibles

Vous pouvez marquer n’importe quel créneau comme étant Indisponible, même s’il se trouve pendant vos horaires d’activité.

Il est possible que vous ayez besoin de faire ceci en coup de vent, lorsque vous êtes en vacances, en cas d’imprévu ou tout simplement pour vous assurer que personne ne prenne de rdv avec vous à ce moment là.

Vous pouvez cliquer n’importe où sur votre agenda ou directement sur le créneau en question puis sélectionnez Marquer indisponible.

Ceci vous assurera de ne pas recevoir de demande de rdv à ce moment là.

Synchroniser l’agenda de votre compte avec vos autres agendas

Lorsqu’un agenda privé est synchronisé avec votre compte, tous les événements marqués indisponibles sur l’agenda personnel apparaîtront sur l’agenda de votre compte.

Les créneaux indisponibles de votre agenda personnel seront automatiquement transposés en créneaux indisponibles sur votre agenda professionnel.

Par conséquent, les clients ne pourront pas prendre de rdv avec vous au cours de vos créneaux indisponibles et vous évitez ainsi les doubles réservations. Soyez sans crainte, les clients ne seront pas en mesure de voir les créneaux indisponibles de votre agenda personnel.

Voici comment synchroniser vos autres agendas avec l’agenda professionnel de votre compte :

Étape 1 : Depuis le menu principal de votre compte, rendez-vous dans Paramètres > Disponibilités et Agenda.

Étape 2 : Si vous avez plusieurs membres du personnel, cliquez sur le lien de paramètres de <votre nom> en bas de la page pour ouvrir les paramètres de votre planning.

Étape 3 : Déroulez jusqu’à la rubrique Synchroniser l’Agenda sur la page qui s’ouvre. Sous Extraire Agenda, dans la rangée de l’agenda concerné puis cliquez sur Synchroniser les disponibilités.

Étape 4 : Pour terminer la synchronisation, suivez les instructions ou le workflow qui s’affiche.

Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.