Organiser les clients pour faciliter la catégorisation

Vous avez peut-être une longue liste de clients. Il se peut aussi que vous ayez différents types de client en termes d’âge, de localité ou de besoins commerciaux.

Il existe deux manières de segmenter vos clients aux fins de catégorisation, de tri, de choix des éléments de communication et marketing, etc.

1. Tags: ajouter des tags à des clients particuliers ou à un groupe de clients

2. Automatisation du statut client: catégorisation de vos clients en fonction de leur relation avec votre entreprise : (a) Prospect; (b) Client actif; (c) VIP (d) Inactif

Ajouter des tags

Ajouter des tags à vos clients facilite la recherche, l’envoi de SMS ou de mails à vos clients et vos groupes de clients.

Ajouter des tags à des clients particuliers

Fort heureusement, « taguer » correspond simplement au fait d’ajouter une étiquette à vos clients.

Rendez-vous sur la page principale du Fichier client de votre client puis tapez les mots que vous souhaitez utiliser sous Tags, il peut s’agit par exemple de : « nouveau », « important », « parrainage », ou bien de tags plus spécifiques comme le type d’assurance, les allergies, etc. puis cliquez sur <Entrer>.

Ajouter des tags à un groupe de clients

Créez facilement une liste de clients en ajoutant le même tag à plusieurs clients.

Étape 1 : Rendez-vous dans Clients sur votre tableau de bord pour ouvrir votre liste de clients.

Étape 2 : Sélectionnez les clients que vous souhaitez taguer.

Étape 3 : Cliquez sur le bouton Ajouter des tags dans le menu au-dessus.

Maintenant que vous avez vos tags, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Filtrer les Clients pour chercher des clients spécifiques et pour leur communiquer des messages contenant des actualités importantes, des offres promotionnelles et plus encore.

Cochez simplement la case Tags depuis votre menu des filtres à droite de votre liste de Clients.

Conseil : Vous pouvez également ajouter des tags en important des clients depuis une feuille de calcul. Il vous suffit d’ajouter une colonne Tags dans votre feuille de calcul et de la remplir avec les tags dont vous avez besoin. Les Tags seront importés. Pour en savoir plus, consultez le paragraphe ajouter une liste de clients de l’article Ajouter des clients et des contacts.

Conseil : Vous pouvez également ajouter des tags en fonction de vos contenus marketing depuis Marketing > Historique d'envoi dans votre menu principal. Depuis votre page Historique d'envoivous pouvez voir qui a « vu » ou « cliqué » sur votre contenu marketing. Il peut être utile de taguer ces clients pour optimiser vos démarches marketing. Par exemple en les taguant comme « intéressés par les réductions » et en leur envoyant des offres promotionnelles similaires à l’avenir.

Fusionner les clients

Il est possible que vous trouviez des fichiers client en doublon. Cela peut être dû à une importation maladroite, à une création de fichier manuelle ou simplement à l’utilisation par vos clients de plusieurs adresses mail lors d’interactions avec votre entreprise. Dans ces cas-là, vous pouvez utiliser la fonction fusionner pour faire fusionner plusieurs fichiers client en un, tout en conservant l’ensemble des différentes informations.

Étape 1 : Depuis votre tableau de bord, rendez-vous dans Clients.

Étape 2 : Sélectionnez les clients (maximum 10 !) que vous souhaitez faire fusionner en utilisant les cases à cocher. Le bouton Fusionner apparaîtra en haut à droite de l’écran. Cliquez dessus.

Étape 3 : Sélectionnez le « client principal » dans lequel tous les autres fichiers client devront être fusionnés. C’est finalement le fichier client que vous allez « garder » et toutes les autres informations doublons lui seront ajoutées, c’est pourquoi il vous faut choisir le fichier qui contient l’adresse mail préférée par votre client ou celle par le biais de laquelle il a le plus souvent interagi avec votre entreprise. Cliquez sur Fusionner pour continuer.

Étape 4 : Les clients seront fusionnés et une remarque interne sera ajoutée au principal contenant les détails de la fusion.

Important : La fusion est une action permanente et irréversible.

Remarque : Vous ne pourrez pas fusionner les fichiers clients si deux ou plus des clients sélectionnés présentent l’une des caractéristiques suivantes :

A un rdv, est inscrit pour une prestation de groupe, a des devis, des factures ou des paiements en cours.
Est connecté à votre compte Square, Quickbooks ou Google Reserve.
A plus de 1000 messages.
Plus de 10 clients sont sélectionnés.

Statut client

Les Statuts Client sont utilisés pour segmenter vos clients en fonction de leur relation avec votre entreprise. Il existe trois statuts client par défaut :

Prospect: Il s’agit d’un client qui n’a pas encore eu d’interaction avec vous (c’est-à-dire pas d’interaction de paiement, pas de rdv ni de message etc.).
Client actif: Il s’agit d’un client qui a eu au moins une interaction commerciale avec vous (c’est-à-dire que le client a eu au moins un rdv, a participé à au moins un événement, ou a effectué au moins un règlement).
VIP: Il s’agit d’u client particulièrement important pour votre activité.
Inactif: Il s’agit d’un client qui ne sollicite plus votre entreprise.

Vous pouvez aussi ajouter des statuts clients personnalisés !

Étape 1 : Rendez-vous dans Paramètres > Fichier client et Formulaires

Étape 2 : Basculez vers l’onglet Statut Client

Étape 3 : Tapez le statut personnalisé que vous souhaitez utiliser dans le champ Statuts additionnels

Automatisation du statut client

Certaines modifications de statut client sont générées par défaut. Un statut client est automatiquement modifié de « prospect » à « client actif » dans les cas suivants :

Le premier rdv ou événement pour plusieurs personnes a eu lieu
Le premier paiement a été effectué ou enregistré
La première facture a été émise

Remarque : Vous pouvez toujours remettre le statut de Prospect manuellement si vous le souhaitez depuis le fichier client du client.

Voici comment vous pouvez modifier les paramètres par défaut mentionnés ci-dessus :

Étape 1 : Rendez-vous dans Paramètres > Fichier client

Étape 2 : Cliquez sur l’onglet Automatisation du statut client

Étape 3 : Vous pouvez désactiver le passage automatique de Prospect à Client actif

Étape 4 : Vous pouvez désactiver toutes les règles individuelles d’automatisation en décochant les cases

Étape 5 : Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos modifications

Actualiser manuellement le statut client

Quels que soit les paramètres que vous configurez pour l’automatisation du statut client, vous pourrez toujours modifier le statut de vos clients manuellement depuis un fichier client particulier. Vous pouvez également sélectionner plusieurs clients et modifier leur statut d’un seul coup.

Il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

Étape 1 : Ouvrez un fichier client individuel depuis votre liste de Clients.

Étape 2 : Modifiez le statut depuis l’onglet Principal du fichier

Voici comment mettre à jour le statut d’un groupe de clients :

Étape 1 : Ouvrez le menu Clients . Si vous le souhaitez, filtrez la liste de Clients en fonction du statut de votre choix.

Étape 2 : Cochez les cases des clients dont vous souhaitez modifier le statut.

Étape 3 : Ensuite, en haut de la page, cliquez sur Modifier le statut.

Étape 4 : Une fenêtre s’ouvre alors et vous permet de choisir un nouveau statut. Choisissez le statut qui vous convient puis cliquez sur Sauvegarder.

Une fois que vous aurez ajouté les Tags et géré vos statuts client, vous pourrez facilement Filtrer vos clients et ainsi mieux cibler vos démarches marketing vers des groupes de clients, des besoins ou des centres d’intérêt définis.

Filtrer les clients

Une fois que vous aurez organisé votre répertoire grâce aux tags et aux statuts, vous pourrez en tirer profit en filtrant les groupes de clients.

1. Rendez-vous dans votre espace Clients . Vous y trouverez vos clients, à droite.

2. Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement les clients par leur nom, leur mail ou leur numéro de téléphone.

3. Sélectionnez l’un des filtres par défaut pour filtrer en fonction de conditions prédéfinies. Vous pouvez utiliser le filtre Tags pour filtrer vos clients en fonction de tags spécifiques. Utilisez le filtre Statut pour filtrer vos clients en fonction de leur statut.

4. Développez la partie Avancé des filtres pour accéder à plus de filtres comme par exemple Source ou Date de création. Vous pouvez également filtrer vos clients à l’aide des champs de fichier client.

Remarque: Vous ne pouvez appliquer qu’un seul filtre prédéfini à la fois. Cependant, vous pouvez appliquer plusieurs filtres avancés à la fois. Vous pouvez même enregistrer un filtre avancé en cliquant sur Sauvegarder le Filtre.