Devis et Factures : Maîtriser l’agencement et la présentation des renseignements et de la liste des articles
Tous les devis et factures de vCita comportent une section relative aux informations générales (Renseignements) et une section présentant les différents services/articles et leur coût (liste des articles).
Cet article fournit des indications sur la présentation des renseignements et la création de la liste des articles :
Renseigner vos informations
La partie dédiée aux Renseignements contient des informations de base telles que le numéro de devis ou de facture, la date, etc. Le tableau ci-dessous montre les différents éléments et la manière de les configurer.
| Elément | Description/Remarques | |
| Ajouter des destinataires |
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| Adresse de facturation et infos générales |
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| Intitulé |
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| Devise |
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| Numéro |
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Numéro de commande |
Le cas échéant, entrez le Numéro de Commande ici. |
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Date du devis / Date d'émission |
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| Date d'échéance / Délai de paiement |
Par défaut, les devis expire un mois après la date du devis, et les factures sont immédiatement exigibles. Pour modifier ces échéances, cliquez sur l’icône agenda et sélectionnez une date.
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Créer votre Liste d’articles
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La section de votre devis/facture intitulée Articles contient une liste de vos prestations ou articles et des prix qui leur sont associés. Toutes les remises faites au client, ainsi que toute les taxes éventuellement applicables, sont également affichées ici. vCita calcule de manière continue et met à jour le total pendant que travaillez sur la Liste des articles.
Dans les paragraphes suivants, nous vous expliquons comment créer et développer la liste des articles :
Créer une Liste d’articles
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Puisque la plupart de vos devis/factures impliquent potentiellement des prestations que vous fournissez fréquemment, vCita utilise votre liste de prestations comme base pour l’élaboration de votre Liste d’articles. Cependant, la flexibilité de vCita vous permet d’adapter les détails de la prestation et d’ajouter à la volée de nouvelles prestations ou produits en fonction de vos besoins.
Pour créer une Liste d’articles :
Depuis la section Articles du formulaire de Devis ou de Facture, cliquez sur Veuillez sélectionnez un article. Puis, sélectionnez une prestation ou un produit depuis la liste qui apparaît. Par exemple :
Remarque : Pour savoir comment ajouter un nouvel article, consultez le paragraphe suivant. - Si nécessaire, changez le nombre indiqué dans la colonne Quantité pour renseigner la valeur correcte (la quantité par défaut est 1).
- Ajoutez l’article sélectionné à la Liste d’articles en cliquant sur Ajouter.
- Effectuez à nouveau les étapes 1 à 3 pour ajouter de nouveaux articles à la liste.
Remarque : Pour obtenir des informations sur comment modifier ou supprimer un article, consultez :Mettre à jour une liste d’articles.
Ajouter un nouvel article à la Liste des articles
vCita permet de créer des devis et des factures de manière très simple en vous laissant ajouter les articles que vous souhaitez à votre formulaire, à tout moment. Etant donné que l’ajout de ce genre d’articles est souvent ponctuel, ils ne sont pas automatiquement sauvegardés. Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case Sauvegarder lorsque vous ajoutez un article, et l’article apparaîtra alors dans la liste déroulante sous Veuillez sélectionnez un article. Gardez à l’esprit que les produits que vous ajoutez de cette manière à votre stock d’articles ne sont pas enregistrés dans votre liste de Prestations.
Pour ajouter un nouvel article à la Liste des articles
- Depuis la section Articles du formulaire de Devis ou de Facture, cliquez sur Veuillez sélectionnez un article. Puis, en haut de la liste qui apparaît, sélectionnez Nouveau pour ouvrir la boîte de dialogue Nouvel article.
- En haut de la boîte de dialogue Nouvel article, entrez le nom de l’article, sa description (facultative), la quantité et le prix. Le nom et la description ne peuvent excéder 255 caractères chacun.
- Pour effectuer une remise, sélectionnez le type de remise depuis la liste (pourcentage ou devise) Puis entrez la valeur de la remise dans le champ Remise à gauche de la liste.
- Pour ajouter une taxe, cliquez sur le champ Taxe pour ouvrir la liste des taxes prédéfinies. Le cas échéant, sélectionnez une taxe depuis la liste.
- Si la taxe dont vous avez besoin n’est pas dans la liste, sélectionnez Ajouter une nouvelle taxe. Puis, dans la boîte de dialogue qui apparaît, entrez une description pour la taxe et le taux de la taxe, et cliquez sur Ajouter.
- Si vous pensez réutiliser cet article pour d’autres devis, cochez la case Sauvegarder cet article dans la liste pour utilisation ultérieure.
- En bas à droite de la boîte de dialogue Nouvel article, cliquez sur Ajouter.
Le nouvel article est ajouté à la Liste d’articles du Devis.
Mettre à jour la Liste d’articles
Avez-vous sélectionné un article par erreur ? Souhaiteriez-vous offrir une remise de 15% à ce client en particulier ? Il vous suffit de cliquez sur l’icône 
dans la ligne de l’article concerné, et de sélectionner l’option souhaitée.
- Supprimer : Supprime l’article de la Liste d’articles.
- Modifier : Ouvre la boîte de dialogue Modifier, avec laquelle vous pouvez ajouter, supprimer ou mettre à jour n’importe quel paramètre de l’article. Pour plus d’informations sur les différents paramètres, consultez le paragraphe précédent (Ajouter un nouvel article à la liste des articles).
Les modifications que vous apportez dans la boîte de dialogue Modifier l’article sont appliquées au devis actuel uniquement. Si vous souhaitez effectuer des modifications permanentes à l’article, vous devez mettre à jour les paramètres de l’article depuis la page Mes Prestations.
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