Crear y enviar facturas y presupuestos

En este artículo, aprenderá a emitir facturas y presupuestos fáciles de usar y de aspecto profesional para sus clientes, para garantizar más negocios y recibir pagos más rápido.

Puede configurar la información predeterminada para todas sus facturas y presupuestos a la vez, o personalizar la información para cada factura o estimación que cree.

Configurar facturas y presupuestos

Siga estos pasos para agregar la información básica que desea mostrar en todas sus facturas y presupuestos:

Paso 1: Acceda a Configuración > Pagos, y haga clic en la pestaña Facturas y presupuestos.

Paso 2: Complete su Dirección de facturación e información comercial, especifique la Fecha de vencimiento del pago para sus facturas e ingrese los Términos y condiciones que desea que los clientes vean cuándo reciben sus presupuestos y facturas.

Consulte la imagen a continuación para ver ejemplos de configuraciones de información comercial y términos y condiciones:

Settings_InvoicesAndEstimates.png

Nota sobre Información comercial: La dirección de facturación de su negocio se agrega en el encabezado de todas las facturas y presupuestos. La información predeterminada que se muestra se toma de la Configuración de Información comercial. Para cambiar su información comercial oficial, acceda a Configuración > Información comercial.
Sugerencia: Dado que todo en esta área se agregará al encabezado de sus facturas y presupuestos, no dude en agregar información más relevante como su número de teléfono, URL del sitio web, número de identificación fiscal, etc.
Nota sobre los Términos y condiciones: Puede agregar los términos y condiciones de su negocio con respecto al pago, pagos atrasados u otra información importante que sus clientes deban conocer cuando reciben o pagan una factura. Puede hacer lo mismo con sus presupuestos.

Crear facturas y presupuestos nuevos

Puede crear fácilmente un presupuesto o una factura nueva siempre que vea el botón Nuevo en el sistema.

Solo debe hacer clic en Nuevo en cualquier parte del sistema y seleccionar Presupuesto o Factura. Por ejemplo, desde su página Bandeja de entrada, página Pagos o directamente desde una Tarjeta del cliente.

Nota: Siempre tendrá la opción de crear un borrador de su factura o presupuesto haciendo clic en Guardar borrador o enviárselos a sus clientes en el momento haciendo clic en Enviar.
Importante: De forma predeterminada, sus presupuestos y facturas siempre incluirán el logo y el nombre de su empresa en la parte superior (consulte la imagen anterior). Esto se configura en Configuración > Información comercial y no se puede editar desde una factura o presupuesto.

Antes de guardar o enviar su factura o presupuesto, consulte la sección a continuación para aprender a personalizar cada factura o presupuesto.

Personalizar facturas y presupuestos

Después de hacer clic en Nuevo > Factura o Nuevo > Presupuesto desde cualquier lugar del sistema, puede personalizar su factura o presupuesto según sea necesario.

Esto es lo que necesita saber sobre los campos de la factura y el presupuesto:

Dirección de facturación e información comercial: se puede completar sobre la marcha o se puede tomar de la pestaña de configuración Facturas y presupuestos, si lo definió allí. Para más información, consulte la sección anterior Configurar facturas y presupuestos.
Etiqueta: el título que aparecerá en la parte superior. El valor predeterminado para Factura es “Factura” y el valor predeterminado para Presupuesto es “Presupuesto”.

Moneda: este campo tomará la moneda predeterminada de la cuenta.

  • Dirección de facturación e información comercial: se puede completar sobre la marcha o se puede tomar de la pestaña de configuración Facturas y presupuestos, si lo definió allí. Para más información, consulte la sección anterior Configurar facturas y presupuestos.
  • Etiqueta: el título que aparecerá en la parte superior. El valor predeterminado para Factura es “Factura” y el valor predeterminado para Presupuesto es “Presupuesto”.
  • Moneda: este campo tomará la moneda predeterminada de la cuenta.
Nota: Para cambiar la moneda por presupuesto, debe habilitar la opción para aceptar diferentes monedas en su configuración de pagos.
  • Número de factura/presupuesto: los números de facturas y presupuestos se actualizan automáticamente para que no tenga que llevar un control. A la primera factura se le asignará automáticamente el número 0000001 y cada factura nueva se numerará sucesivamente.
Nota: Los números de las facturas deben ser únicos y solo pueden aumentar. Por ejemplo, si actualiza el número de factura a 0001250, la próxima factura deberá ser la número 0001251 o superior, no podrá utilizar el mismo número o un número inferior, por ejemplo, 0001249.
  • Fecha de emisión/Fecha de vencimiento: la fecha de emisión suele ser el día en que creó la factura, pero puede actualizarla de ser necesario. Establece también la fecha de vencimiento de la factura.
  • Lista de conceptos: la lista de conceptos de un presupuesto o una factura es donde se enumeran los servicios o productos que paga su cliente. Aquí también puede aplicar impuestos y descuentos.
Nota: Puede agregar destinatarios a su factura si necesita enviarla a más de un cliente. Simplemente agregue su dirección de correo electrónico en el campo Enviar a destinatarios adicionales.

Agregar conceptos

Es posible que desee emitir un presupuesto o una factura por más de un servicio o concepto. Siga estos pasos para agregar conceptos a su factura o presupuesto:

Paso 1: Desplácese hacia abajo hasta la sección de conceptos en su factura o presupuesto.

Paso 2: Haga clic en Seleccione un concepto para visualizar y elegir desde su lista de conceptos.

Notará que la lista viene precargada con el menú de servicios que ofrece y sus precios.

Nota: Si lo que necesita no está en la lista, haga clic en Personalizar… para agregar un concepto nuevo.

Aprenda a crear un concepto personalizado en la sección a continuación.


ItemsList.png

Paso 3: Ingrese la cantidad de productos y servicios y haga clic en Agregar para agregar el concepto a la lista.

Crear conceptos personalizados

Siga estos pasos para crear un concepto nuevo personalizado que aún no existe en su lista de servicios o conceptos.

Paso 1: Haga clic en Personalizar... desde el menú desplegable de Conceptos.

Estimate_AddNewItem.png

Paso 2: En la casilla emergente Concepto nuevo, póngale un nombre y un precio al concepto personalizado.

Paso 3: Complete los siguientes datos:

  • La cantidad de conceptos personalizados para agregar a la lista.
  • Un descuento, de ser necesario.
  • Hasta tres impuestos (los impuestos se guardan para uso futuro).

Editar conceptos

¿Agregó un concepto por error? ¿Debía agregar un 15% de descuento? Solo debe hacer clic en el icono Icon_EditDeleteItem.png junto al concepto en la fila del concepto pertinente y seleccionar Editar o Eliminar.

Nota: Los cambios realizados en el concepto editado aplican solo a la factura actual que se está generando.

Use el campo Nota al cliente si desea agregar una nota personalizada a la factura, tal como se muestra a continuación:

payonlinepartialoptions.png

Revise o edite sus Términos y condiciones.

Marque la opción Permitir que el cliente pague en línea si desea que sus clientes tengan la opción de pagar en línea.

Marque la opción Permitir que el cliente pague monto parcial si desea que sus clientes tengan la opción de pagar en cuotas.

Nota: Habilite los pagos en línea y ajuste su configuración de pago parcial en la página Configuración > Pagos.
Nota: Solo podrá aceptar pagos parciales si está conectado a un procesador de tarjetas de crédito, ya sea Stripe o Square.

Guardar o enviar presupuestos y facturas

Una vez que esté satisfecho con el aspecto de su presupuesto o factura, puede guardarlo como Borrador o Enviar el documento al cliente y a destinatarios adicionales, si tuviera alguno.

Así es como sus clientes verán sus facturas y presupuestos:

InvoiceDiagram.png

Actualizar facturas y presupuestos después del envío

Si encuentra un error o algo que desea modificar, aún puede editar un presupuesto o factura incluso después de haberlo enviado y enviar una versión actualizada.

Para actualizar una factura existente, acceda a Pagos > Facturas y reservas, use el filtro de la derecha para seleccionar su factura y seleccione Editar en las acciones de seguimiento.

Para actualizar un presupuesto existente, acceda a Pagos > Presupuestos, use el filtro de la derecha para seleccionar su presupuesto y seleccione Editar en las acciones de seguimiento.

Más información: Para obtener más información sobre cómo hacer un seguimiento de las facturas y los presupuestos, consulte el artículo Gestionar y hacer un seguimiento de los pagos. Para saber cómo enviar recordatorios de pago para facturas pendientes, consulte el artículo Enviar recordatorios de pagos.

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