Configurar facturas y presupuestos

Siga estos pasos para agregar la información básica que desea mostrar en todas sus facturas y presupuestos:

Paso 1: Acceda a Configuración > Pagos, y haga clic en la pestaña Facturas y presupuestos.

Paso 2: Complete su Dirección de facturación e información comercial, especifique la Fecha de vencimiento del pago para sus facturas e ingrese los Términos y condiciones que desea que los clientes vean cuándo reciben sus presupuestos y facturas.

Consulte la imagen a continuación para ver ejemplos de configuraciones de información comercial y términos y condiciones:

Crear facturas y presupuestos nuevos

Puede crear fácilmente un presupuesto o una factura nueva siempre que vea el botón Nuevo en el sistema.

Solo debe hacer clic en Nuevo en cualquier parte del sistema y seleccionar Presupuesto o Factura. Por ejemplo, desde su página Bandeja de entrada, página Pagos o directamente desde una Tarjeta del cliente.

Antes de guardar o enviar su factura o presupuesto, consulte la sección a continuación para aprender a personalizar cada factura o presupuesto.

Personalizar facturas y presupuestos

Después de hacer clic en Nuevo > Factura o Nuevo > Presupuesto desde cualquier lugar del sistema, puede personalizar su factura o presupuesto según sea necesario.

Esto es lo que necesita saber sobre los campos de la factura y el presupuesto:

Dirección de facturación e información comercial: se puede completar sobre la marcha o se puede tomar de la pestaña de configuración Facturas y presupuestos, si lo definió allí. Para más información, consulte la sección anterior Configurar facturas y presupuestos.
Etiqueta: el título que aparecerá en la parte superior. El valor predeterminado para Factura es “Factura” y el valor predeterminado para Presupuesto es “Presupuesto”.

Moneda: este campo tomará la moneda predeterminada de la cuenta.

• Dirección de facturación e información comercial: se puede completar sobre la marcha o se puede tomar de la pestaña de configuración Facturas y presupuestos, si lo definió allí. Para más información, consulte la sección anterior Configurar facturas y presupuestos.
• Etiqueta: el título que aparecerá en la parte superior. El valor predeterminado para Factura es “Factura” y el valor predeterminado para Presupuesto es “Presupuesto”.
  
• Moneda: este campo tomará la moneda predeterminada de la cuenta.

• Número de factura/presupuesto: los números de facturas y presupuestos se actualizan automáticamente para que no tenga que llevar un control. A la primera factura se le asignará automáticamente el número 0000001 y cada factura nueva se numerará sucesivamente.

• Fecha de emisión/Fecha de vencimiento: la fecha de emisión suele ser el día en que creó la factura, pero puede actualizarla de ser necesario. Establece también la fecha de vencimiento de la factura.
• Lista de conceptos: la lista de conceptos de un presupuesto o una factura es donde se enumeran los servicios o productos que paga su cliente. Aquí también puede aplicar impuestos y descuentos.

Agregar conceptos

Es posible que desee emitir un presupuesto o una factura por más de un servicio o concepto. Siga estos pasos para agregar conceptos a su factura o presupuesto:

Paso 1: Desplácese hacia abajo hasta la sección de conceptos en su factura o presupuesto.

Paso 2: Haga clic en Seleccione un concepto para visualizar y elegir desde su lista de conceptos.

Notará que la lista viene precargada con el menú de servicios que ofrece y sus precios.

Nota: Si lo que necesita no está en la lista, haga clic en Personalizar… para agregar un concepto nuevo.

Aprenda a crear un concepto personalizado en la sección a continuación.

Paso 3: Ingrese la cantidad de productos y servicios y haga clic en Agregar para agregar el concepto a la lista.

Crear conceptos personalizados

Siga estos pasos para crear un concepto nuevo personalizado que aún no existe en su lista de servicios o conceptos.

Paso 1: Haga clic en Personalizar... desde el menú desplegable de Conceptos.

Paso 2: En la casilla emergente Concepto nuevo, póngale un nombre y un precio al concepto personalizado.

Paso 3: Complete los siguientes datos:

• La cantidad de conceptos personalizados para agregar a la lista.
• Un descuento, de ser necesario.
• Hasta tres impuestos (los impuestos se guardan para uso futuro).

Editar conceptos

¿Agregó un concepto por error? ¿Debía agregar un 15% de descuento? Solo debe hacer clic en el icono junto al concepto en la fila del concepto pertinente y seleccionar Editar o Eliminar.

Use el campo Nota al cliente si desea agregar una nota personalizada a la factura, tal como se muestra a continuación:

Revise o edite sus Términos y condiciones.

Marque la opción Permitir que el cliente pague en línea si desea que sus clientes tengan la opción de pagar en línea.

Marque la opción Permitir que el cliente pague monto parcial si desea que sus clientes tengan la opción de pagar en cuotas.

Guardar o enviar presupuestos y facturas

Una vez que esté satisfecho con el aspecto de su presupuesto o factura, puede guardarlo como Borrador o Enviar el documento al cliente y a destinatarios adicionales, si tuviera alguno.

Así es como sus clientes verán sus facturas y presupuestos:

Actualizar facturas y presupuestos después del envío

Si encuentra un error o algo que desea modificar, aún puede editar un presupuesto o factura incluso después de haberlo enviado y enviar una versión actualizada.

Para actualizar una factura existente, acceda a Pagos > Facturas y reservas, use el filtro de la derecha para seleccionar su factura y seleccione Editar en las acciones de seguimiento.

Para actualizar un presupuesto existente, acceda a Pagos > Presupuestos, use el filtro de la derecha para seleccionar su presupuesto y seleccione Editar en las acciones de seguimiento.