Usar su calendario: programar citas, eventos, momento ocupado y promocionar reservas

En este artículo, aprenderá a programar citas individuales y eventos grupales directamente desde su Calendario.

Una vez que haya creado una cita o evento, aprenda cómo puede optimizar fácilmente su negocio enviando enlaces y campañas para compartir y promocionar sus citas y eventos.

Para una experiencia de calendario completa, también aprenderá a bloquear momento ocupado en su calendario (es decir, marcar como ocupado). Esta sencilla función le permite bloquear rápidamente las franjas horarias durante las cuales no puede aceptar reservas de clientes.

Sugerencia: Sincronice el calendario de su cuenta con sus calendarios actuales para obtener una vista de calendario completa y precisa. Para más información, consulte el artículo Configurar su calendario y disponibilidad.

Descripción general de citas de eventos grupales

Las citas individuales son para reuniones entre usted y un cliente. Los eventos grupales son para eventos que usted lleva a cabo con varios clientes, como una clase, un taller o un seminario web.

Puede gestionar la participación de los clientes tanto para citas individuales como para eventos grupales. Aquí le explicamos cómo hacerlo:

Para las citas individuales, puede decidir si necesita la confirmación del cliente (marcando Solicitar confirmación del cliente) o concreta la cita usted mismo en el acto.
Para los eventos grupales, puede registrar clientes usted mismo o invitarlos a registrarse a través de su programador en línea o enviándoles un enlace directo.

Puede agregar una cita o evento nuevo a su calendario de dos maneras:

1. Desde su menú Servicios, cree una cita o evento para uno de sus servicios existentes.

Esto completará automáticamente los detalles de su cita con todos los detalles que estableció para este servicio, como duración, ubicación, precio, miembro del personal, etc.

Nota: Acceda a Configuración > Mis servicios para cambiar estos detalles o para crear un servicio nuevo desde el que desea reservar.

2. Cree una cita o evento personalizado en el momento sin seleccionar desde su menú Servicios.

Esto le permitirá ponerle un nombre personalizado a su cita o evento y proporcionar todos los detalles desde cero.

Programar una cita con un cliente

Para crear una cita individual nueva desde su calendario, y enviar una confirmación o invitación a su cliente, siga estos pasos:

Paso 1: Desde su Calendario, haga clic en Programar nuevo(a) y seleccione Cita. O, desde un intervalo de tiempo específico, haga clic derecho y seleccione Cita.

Paso 2: En la lista que se abre, seleccione el cliente pertinente.

Nota: Aquí también puede agregar un cliente nuevo. Solo debe hacer clic en el icono + cliente nuevo.

Paso 3: En la parte superior del cuadro de diálogo Cita nueva, seleccione un servicio desde su menú Servicios o cree una cita personalizada.

Paso 4: En función de si lo hace desde el menú Servicios o personalizado en el Paso 3, edite o complete los detalles de su cita, como ubicación, duración, personal, precio, etc.

Importante: Si tiene varios miembros del personal, asegúrese de seleccionar al miembro del personal correcto para esta cita.

Paso 5: Personalice estas configuraciones de citas adicionales para una experiencia personalizada y avanzada:

Repeticiones: si desea programar una serie de citas con el cliente, marque la casilla Repeticiones.

En el siguiente ejemplo, hay cuatro reuniones programadas en total, que ocurren cada dos semanas:

Mensaje a cliente: use esta área si desea escribir una nota personal para el cliente con el que se va a reunir.
Solicitar confirmación del cliente: marque esta casilla si necesita la confirmación de su cliente para concretar la cita.
Detalles y notificaciones: estas configuraciones incluyen los recordatorios de reserva por correo electrónico y SMS y los seguimientos posteriores a las citas que su cliente va a recibir para esta cita.

Para cambiar la configuración para esta cita en particular, haga clic en Editar.

Nota: Si desea cambiar alguno de los detalles del servicio y la configuración de notificaciones para todas las citas de este tipo y no solo para una cita específica, cambie la configuración para ese servicio desde su página Configuración > Mis servicios.

Paso 5: En la parte inferior del cuadro de diálogo Cita nueva, haga clic en Enviar.

Esto es lo que sucede una vez que presiona Enviar:

1. La cita se guarda en su calendario.

2. Tanto usted como sus clientes reciben una confirmación de reserva, con todos los detalles de la cita.

Nota: Puede ejecutar varias de acciones de seguimiento desde cada cita accediendo a su página Cita. Simplemente haga clic en cualquier cita directamente desde su calendario para abrirla. Desde la página Cita, puede editar o cancelar la cita, reprogramarla, crear una factura, cobrar un pago y más.

Sugerencia: ¡Ahorre tiempo copiando una cita! Haga clic en una cita y seleccione el icono ⋮ > Duplicar. Una cita copiada tendrá la misma configuración, incluido el cliente seleccionado. Luego, puede cambiar la fecha y la hora de la cita.

Programar un evento grupal

Para crear un evento grupal nuevo desde su calendario y abrirlo para el registro en línea o para registrar los clientes usted mismo, siga estos pasos:

Paso 1: Desde su Calendario, haga clic en Programar nuevo(a) y seleccione Evento grupal. O, desde un intervalo de tiempo específico, haga clic derecho y seleccione Evento.

Paso 2: En la parte superior del cuadro de diálogo Evento nuevo, seleccione un servicio desde su menú Servicios o cree un evento personalizado.

Nota: Los eventos personalizados no aparecerán en su programador en línea ya que no están asociados con un servicio.

Paso 3: En función de si lo hace desde el menú Servicios o personalizado en el Paso 2, edite o complete los detalles de su evento, como ubicación, duración, personal, precio, etc.

Paso 4: Personalice estas configuraciones de citas adicionales para una experiencia personalizada y avanzada:

Repeticiones: si desea programar una serie de eventos, marque la casilla Repeticiones.
En el siguiente ejemplo, se programan 10 eventos semanales.

Nota: Cuando envía a los clientes una invitación a un evento periódico, se inscriben automáticamente en cada sesión del evento. Sin embargo, cuando los clientes se registren en un evento ellos mismos, deberán suscribirse a cada sesión del evento por separado.
Evento solo con invitación: marque esta opción si no desea que este evento esté disponible para todos a través de su programador en línea. Si selecciona solo con invitación, solo los clientes que reciban un enlace directo de su parte pueden suscribirse al evento.
Notificaciones: Esta configuración incluye los recordatorios y seguimientos de eventos por correo electrónico y SMS que sus clientes van a recibir para este evento.
Para cambiar la configuración para este evento en particular, haga clic en Editar.

Nota: Si desea cambiar alguno de los detalles del servicio y la configuración de notificaciones para todos los eventos de este tipo y no solo para un evento específico, cambie la configuración del servicio desde su página Configuración > Mis servicios.

Paso 5: En la parte inferior del cuadro de diálogo Evento nuevo, haga clic en Crear.

Esto es lo que sucede una vez que presiona Crear:

1. Su evento se guarda en su calendario y recibirá una confirmación por correo electrónico.

2. Si ha habilitado la reserva en línea, los clientes ahora pueden suscribirse a su evento en línea.

Nota: Su evento no aparecerá en el programador en línea si seleccionó solo con invitación o si ha creado un evento personalizado.

3. Puede comenzar a registrar clientes para su evento usted mismo.

4. Puede enviar un enlace directo a los clientes para que se suscriban a su evento.
Obtenga más información en la sección a continuación: Promocionar reservas.

Sugerencia: Edite, reprograme o cancele fácilmente su evento desde su página Evento. Simplemente haga clic en cualquier evento directamente desde su calendario para abrirlo.

Bloquear momento ocupado

Puede marcar cualquier período de tiempo como Momento ocupado, incluso durante su horario de atención..

Es posible que deba hacer esto sobre la marcha, en caso de que surja algo, esté de vacaciones o simplemente necesite asegurarse de que nadie programe citas con usted.

Simplemente haga clic en cualquier lugar de su calendario, o directamente desde su período de tiempo ocupado y haga clic en Marcar como ocupado.

Esto le asegurará de que no estará disponible para citas durante ese período de tiempo.

Sugerencia: Si su disponibilidad habitual cambia por un período de tiempo más largo, como un día o una semana, use la función Editar disponibilidad de fecha desde su calendario para ajustar su disponibilidad para ese período de tiempo y mantener una experiencia de reserva optimizada. Para más información, consulte el artículo Configurar su calendario y disponibilidad.

Promocionar reservas con enlaces directos y anuncios

Puede promocionar reservas de dos formas:

Puede enviar a sus clientes enlaces directos de reserva por correo electrónico.
Puede enviar a sus clientes un anuncio diseñado profesionalmente por correo electrónico o SMS.

1. Promocionar reservas con enlaces directos

Ya sea que haya creado un servicio nuevo que desee promocionar o simplemente desee aumentar las reservas para servicios actuales o para un período de tiempo específico, enviar un correo electrónico a los clientes con un enlace directo de reserva es una excelente manera de hacerlo.

Dado que puede enviar su enlace de reserva a tantos clientes como desee, incluidas listas completas de clientes con las Etiquetas, el enlace es una excelente manera de correr la voz y aumentar las reservas rápidamente.

Puede enviar enlaces directos de reserva tanto para citas como para eventos.

Para enviar un enlace directo de reserva a cualquiera de sus servicios para que los clientes reserven una cita o se registren para un evento, simplemente vaya a Calendario > Programar nuevo(a) y seleccione Invitar a programar.

Nota: También puede enviar fácilmente un enlace directo de reserva en cualquier momento seleccionando Invitar a un cliente a programar directamente desde su menú Acciones rápidas.

2. Promocionar eventos grupales

Una vez que haya creado su evento grupal nuevo, puede registrar clientes usted mismo o enviar a sus clientes un enlace directo de invitación para que ellos puedan registrarse.

Las opciones de enlace de registro e invitación están fácilmente disponibles en la página Evento. La página Evento se abre automáticamente después de que haya creado el evento o en cualquier momento que haga clic en su evento desde su Calendario.

Para promocionar su evento a más clientes o a listas de clientes mediante un anuncio que impulse la acción por correo electrónico o SMS, siga estos sencillos pasos:

Paso 1: Haga clic en el botón Promocionar este evento desde su página Evento.

Paso 2: Siga las instrucciones del cuadro de diálogo Anuncio nuevo.

Paso 3: Verá la plantilla de anuncio de su evento en modo de edición. Desde aquí, puede editar el texto, agregar una imagen atractiva, cambiar el color del texto, etc.

Paso 4: Haga clic en Listo para guardar sus cambios.

Paso 5: Para enviar su anuncio nuevo a los clientes o para programar la entrega para más adelante, haga clic en Enviar y elija su método de entrega: correo electrónico o SMS.

Paso 6: Seleccione sus destinatarios por etiquetas o seleccione clientes individuales en el acto.

Más información: Para obtener información sobre cómo generar listas de clientes a partir de etiquetas para enfocar sus esfuerzos de marketing, consulte el artículo Apuntar a destinatarios de marketing. Para obtener más información sobre el envío de anuncios, consulte el artículo Crear y enviar anuncios.

Preguntas frecuentes:

¿Cómo exporto los datos de mis citas?